Poortwachtersfunctie Verklaring

Cliëntenonderzoek
Als eerste moet de notaris onderzoek doen naar de cliënt, de achtergrond en het doel van een beoogde transactie of zakelijke relatie. Het is daarbij van belang dat de notaris de identiteit van de cliënt vaststelt, hetgeen moet worden gecontroleerd aan de hand van uw geldig legitimatiebewijs. Verder neemt de notaris onder meer inzagen in het insolventieregister en curateleregister.

Bij een rechtspersoon betekent dit bijvoorbeeld dat de notaris de Uiteindelijke Beleidsbepalers (UBO) in beeld moeten krijgen, de aandeelhouders en degene die de zeggenschap heeft in de onderneming.

Ook is het de bedoeling dat tijdig ongebruikelijke transacties worden gesignaleerd. Zo mag de notaris niet meer dan € 2.500,– in contanten ontvangen, en mag er door de notaris alleen geld worden overgeboekt naar rekeningen die op naam staan van de persoon die partij is bij de akte en mag het geld dat op de derdengeldenrekening van de notaris wordt gestort, alleen afkomstig zijn van een bankrekening die ten name is gesteld van de persoon die partij is bij de akte.

Indien de identiteit van de cliënt niet kan worden vastgesteld, of indien er meer contanten worden ontvangen dan € 2.500,– kan er een meldplicht ontstaan voor de notaris.

Herkomst eigen middelen
Op grond van de WWFT moet het duidelijk zijn waar de gelden vandaan komen. Derhalve moet de notaris onderzoek doen naar de bron of herkomst van de middelen en de daarbij behorende onderliggende stukken, die gebruikt worden bij de relatie of de transactie. De medewerker van het notariskantoor kan u daarom om aanvullende gegevens verzoeken. U kunt hierbij denken aan bankafschriften, (onderhandse) geldleningovereenkomsten, schenkingsovereenkomsten, jaarstukken (resultatenrekening en balans), belastingaangiften en/of andere bewijsstukken. De stukken dienen voor het tekenen van de akte bij de notaris bekend te zijn. Wij zijn ons er van bewust dat u de vragen die wij moeten stellen als vervelend kunt ervaren. Deze regels zijn ons echter opgelegd en zijn wij toch verplicht bepaalde documenten bij u op te vragen. Wij vertrouwen dan ook op uw begrip.

Meldplicht notaris
Zodra er sprake is van een definitieve opdracht, ontstaat er voor de notaris een meldplicht bij de Fiscale Inlichtingen Eenheid (FIU-Nederland). De geheimhoudingsplicht van de notaris wordt door deze meldingsplicht doorbroken. Mocht er in dit stadium bijvoorbeeld een (voornemen tot) een ongebruikelijke transactie plaatsvinden, of andere gegevens bekend worden als gevolg waarvan voor de notaris een meldplicht ontstaat, dan zal de notaris dit moeten melden bij de FIU.

Ook indien de cliënt geen medewerking verleent aan een onderzoek naar de herkomst van het vermogen en de daarbij behorende onderliggende stukken, dient de notaris de zakelijke relatie te beëindigen en melding te maken bij de FIU. Deze melding mag de notaris niet aan de cliënt bekendmaken.